Privacyverklaring

Laatste update: 14 augustus 2023

Wat en waarom?

Bij Twisted Studio hechten we veel belang aan de bescherming van jouw persoonlijke gegevens en privacy. We willen graag transparant zijn over hoe we jouw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen. Daarom houden we ons aan de wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

In deze privacyverklaring leggen we alles duidelijk uit, zodat je precies weet wat we doen met jouw gegevens.

Welke gegevens verzamelt Twisted Studio van jou?

Als je in contact staat met Twisted Studio, verzamelen we bepaalde persoonsgegevens van jou. Dit kunnen onder meer jouw naam, contactgegevens en professionele informatie zijn. Daarnaast kunnen we ook demografische informatie verzamelen, zoals je leeftijd, geslacht, land en postcode van verblijf. Deze gegevens gebruiken we om met jou te communiceren, onze diensten te leveren en onze relatie met jou te onderhouden.

We verzamelen deze gegevens wanneer je deelneemt aan onze activiteiten, met ons samenwerkt of onze nieuwsbrieven ontvangt. We verzamelen alleen de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze diensten. Dit gaat over diensten op ons eigen initiatief, en over de uitvoering van de gevraagde diensten in het kader van een contract of opdracht. Afhankelijk van de professionele relatie tussen Twisted Studio en de opdrachtgever kunnen we verschillende soorten persoonsgegevens verzamelen, maar altijd beperkt tot wat strikt noodzakelijk is:

Wanneer je deelneemt als respondent in een onderzoek: 

Jouw voornaam, naam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, leeftijd, rekeningnummer en specifieke ondersteuning (bijv. tolk, aanpassing nodig om aan het onderzoek deel te nemen). 

Deze gegevens hebben we nodig om de diversiteit van respondenten te bewaken en om in onze analyse je achtergrond mee te nemen. Dit gebeurt steeds anoniem. In dat geval krijg je een formulier waarmee je ons toestemming kan geven om jouw gegevens op die manier te gebruiken. Je telefoonnummer houden we bij om je te kunnen contacteren bij een eventuele wijziging of annulatie van de onderzoeksactiviteit en om je te kunnen contacteren. Wanneer niet jijzelf maar iemand anders jou inschrijft, dan gaan we ervan uit dat jij de toestemming hebt gegeven om je persoonsgegevens door te geven. Een rekeningnummer houden we bij om je onkosten te kunnen vergoeden. We vragen naar je geslacht om een goede genderbalans te bewaken.

Wanneer je (een vertegenwoordiger van) de opdrachtgever of samenwerkingspartner bent: jouw voornaam, naam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, functie

Wanneer je een freelancer of stagiair of vrijwilliger bent: we verzamelen dezelfde gegevens van jou als van de deelnemers. Wanneer je een statuut als zelfstandige hebt, vragen we het btw-nummer en/of ondernemingsnummer van jouw organisatie, evenals jouw rekeningnummer. We noteren jouw persoonlijke interesses en voorkeuren over de activiteiten die jij als freelancer,  stagiair of vrijwilliger kunt opnemen.

Uittreksel strafregister

Vanaf 1 februari 2023 moet iedereen die met minderjarigen wil werken, een uittreksel uit het strafregister voorleggen aan de organisatie waarmee ze een overeenkomst afsluiten.

• We vragen aan kandidaat-medewerkers/freelancers/vrijwilligers/stagiaires om ons een uittreksel van hun strafregister te kunnen voorleggen.
• Het uittreksel zelf wordt niet bewaard. De projectmanager van Twisted Studio krijgt dit attest eenmalig te zien en ondertekent vervolgens een verklaring op eer dat de kandidaat-medewerker dit heeft voorgelegd. Het uittreksel mag maximaal één maand oud zijn op het moment dat het wordt voorgelegd.

Waarom bewaren we jouw gegevens?

We bewaren jouw gegevens voor administratieve doeleinden en om aan onze contractuele verplichtingen te voldoen. We moeten deze gegevens ook rapporteren aan de overheid en andere betrokken partijen. Als we jouw gegevens verwerken namens een andere organisatie, houden we ons aan een verwerkingsovereenkomst die ervoor zorgt dat jouw gegevens adequaat worden beschermd.

Twisted Studio verwerkt deze gegevens alleen in de volgende gevallen:

• Als er expliciete toestemming is verleend;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van het aan Twisted Studio verstrekte contract;
• Als er een wettelijke verplichting bestaat om deze gegevens te verwerken.

We bewaren ze alleen zo lang als nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn om ze langer te bewaren.

Hoe bewaren en beschermen we jouw gegevens?

We nemen passende maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of wijziging. Jouw gegevens worden bewaard in een beveiligde database. Die wordt op onze server beschermd via een gebruikersnaam en wachtwoord. De gebruikte technologieën en maatregelen om veilige opslag te garanderen worden regelmatig getest en aangepast indien nodig.

Het aantal medewerkers dat toegang heeft tot deze gegevens is zeer beperkt. Alleen zorgvuldig geselecteerde medewerkers die dit nodig hebben, hebben toegang tot deze gegevens. We bewaren jouw gegevens tot maximaal 5 jaar na jouw laatste deelname aan een activiteit.

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

We delen jouw persoonlijke gegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten of wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen. We zorgen ervoor dat deze derde partijen jouw gegevens op dezelfde manier beschermen als wij.

Er is 1 uitzondering:

• Neem je deel aan een activiteit die wordt begeleid door een freelancer of partnerorganisatie, dan bezorgen we hem/hen ook jouw gegevens voor een goed verloop van de activiteit.

Marketingcommunicatie

We kunnen jouw contactgegevens gebruiken om je te informeren over onze diensten, nieuwsbrieven, evenementen en andere relevante informatie. Als je deze communicatie niet langer wilt ontvangen, kun je je altijd afmelden via de instructies in de berichten die je van ons ontvangt.

Wat doet Twisted Studio met foto’s en filmpjes?

Tijdens onze activiteiten maken we vaak foto’s en filmpjes. We gebruiken deze beelden voor verschillende doeleinden, zoals onze nieuwsbrief, website en sociale media. We kunnen deze beelden ook delen met opdrachtgevers of partnerorganisaties. Bij deelname aan een activiteit kun je aangeven of we foto’s van jou mogen maken en gebruiken in onze publicaties. We vragen hier proactief naar bij elke gelegenheid waarop we foto’s maken. 

Welke rechten heb je met betrekking tot jouw gegevens?

Je hebt het recht om jouw persoonlijke gegevens in te zien, te corrigeren, bij te werken of te verwijderen. Als je iets wilt wijzigen of jouw gegevens wilt laten verwijderen, neem dan contact met ons op. We zullen zo snel mogelijk reageren op jouw verzoek, tenzij er wettelijke of gerechtvaardigde redenen zijn om dit niet te doen.

Kan deze privacyverklaring veranderen?

Ja, we behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring naar eigen inzicht te wijzigen. Eventuele wijzigingen zullen op deze website worden geplaatst en indien nodig via andere communicatiekanalen worden gecommuniceerd.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Privacycommissie. Die houdt toezicht op de bescherming van jouw privacy. Dit kan bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

Heb je vragen over ons privacybeleid? 

Je kunt ons bereiken via onze contactgegevens. We waarderen je vertrouwen in ons en doen er alles aan om jouw gegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen.

Twisted Studio 

Aannemersstraat 136
B-9040 Gent
info@twistedstudio.be